Teste, vídeo ou entrevista: que etapa usar para cada vaga

Existe uma tentação natural em quem está contratando pela primeira vez: rodar todas as etapas possíveis, porque cada uma parece diminuir o risco de errar. Na prática acontece o contrário. Cada etapa a mais aumenta o tempo até a decisão, e o tempo é justamente o que faz o melhor candidato aceitar outra proposta antes de você responder. Etapa não é gratuita: ela custa a agenda da sua equipe, custa o esforço não remunerado de quem se candidatou e custa parte do funil, porque uma parcela das pessoas desiste em cada passo. A pergunta certa não é 'quantas etapas eu consigo rodar', é 'qual é a menor combinação que responde o que eu ainda não sei'. Este artigo compara as três etapas mais usadas, diz o que cada uma responde de verdade e monta combinações prontas para os tipos de vaga mais comuns numa empresa pequena.

1) O que cada etapa responde de verdade

Triagem do currículo responde 'esta pessoa tem o que a vaga exige, no papel?'. É a etapa mais barata e a menos conclusiva: ela ordena a pilha, não escolhe ninguém.
Teste prático responde 'sabe fazer?'. É a única etapa que mostra execução, e é a que menos depende da habilidade de se apresentar bem numa conversa.
Vídeo com perguntas gravadas responde 'consegue se expressar e organizar uma resposta?', e responde isso sem consumir a agenda de ninguém, porque candidato e empresa não precisam estar disponíveis ao mesmo tempo.
Conversa ao vivo responde 'dá para trabalhar junto?' e permite aprofundar exatamente onde as etapas anteriores deixaram dúvida. É a etapa mais cara em tempo e a mais fácil de desperdiçar sem roteiro.
Nenhuma delas responde tudo, e usar duas que respondem a mesma coisa é o desperdício mais comum: um teste prático seguido de uma conversa que pede à pessoa para explicar como ela faria o teste que ela acabou de fazer.

2) Quando o teste prático vale a pena

Vale quando a vaga tem uma tarefa concreta e verificável: conferir um caixa, escrever uma resposta a cliente, montar uma planilha, produzir uma peça, revisar um texto, corrigir um cálculo.
Vale quando o currículo não distingue os finalistas. Se cinco pessoas dizem a mesma coisa, um teste curto separa em uma hora o que a conversa não separaria em três.
Não vale quando a tarefa é longa demais. Teste que consome um dia de trabalho não remunerado afasta profissional experiente, que é exatamente quem tem opções e agenda cheia.
Nunca use como teste um trabalho que a empresa vai aproveitar. Além de indefensável, contamina o resultado: a pessoa está entregando produção, não demonstrando capacidade.
Aplique o mesmo teste a todos os finalistas, com o mesmo enunciado e o mesmo prazo, e defina o que é uma resposta boa antes de receber a primeira. Sem gabarito escrito antes, o teste vira mais uma impressão.

3) Quando a vídeo-entrevista resolve

Resolve quando a vaga recebeu muita candidatura e você precisa reduzir de dez para três sem gastar dez horas de agenda em conversas ao vivo.
Resolve quando comunicação é requisito real da função: atendimento, vendas, recepção, suporte. Ouvir a pessoa responder três perguntas diz mais que qualquer linha de currículo sobre isso.
Resolve quando os horários não batem. A pessoa grava quando pode, e a empresa assiste quando pode, o que costuma acelerar mais o processo do que qualquer outra mudança.
Não resolve quando a vaga não tem componente de comunicação nenhum. Nesse caso o vídeo cobra um esforço do candidato e devolve pouca informação para a decisão.
Use três a cinco perguntas, sempre as mesmas, com tempo declarado para cada resposta. Vídeo longo demais ninguém assiste inteiro, e a comparação acaba sendo entre os três primeiros minutos de cada um.

4) Quando só a conversa ao vivo serve

Serve sempre no fim, com os finalistas, porque contratação também é uma decisão sobre convivência, e isso não se avalia por gravação.
Serve quando a dúvida é sobre motivação, expectativa de carreira, entendimento do negócio ou disponibilidade real. Nenhuma dessas coisas cabe num teste.
Serve para a pessoa avaliar a empresa. Contratação boa é decisão dos dois lados, e quem não teve chance de perguntar costuma aceitar a proposta com dúvidas que reaparecem no segundo mês.
Não sirva de tudo na mesma conversa. Uma entrevista que tenta cobrir experiência, técnica, cultura e negociação em quarenta minutos não cobre nenhuma delas.
Vá com roteiro. As mesmas perguntas para todos os finalistas transformam a conversa em comparação; sem isso, ela vira uma coleção de impressões separadas por dias.

5) Três combinações que funcionam

Vaga operacional de rotina (caixa, estoque, produção, auxiliar): triagem, um teste prático curto e uma conversa ao vivo. O teste faz o trabalho pesado da seleção, e a conversa fecha.
Vaga de atendimento ao público (recepção, vendas, suporte): triagem, vídeo com três perguntas e uma conversa ao vivo com os dois ou três finalistas. O vídeo separa exatamente pelo requisito principal da vaga.
Vaga técnica ou especialista: triagem, uma conversa curta para alinhar expectativa e escopo, e um teste prático com os finalistas. Aqui a conversa vem antes, porque teste é caro e não se pede a quem já sabemos que não fecharia a proposta.
Em qualquer das três, a última etapa é a decisão e não uma peneira nova. Se você chegou ao fim ainda precisando de mais uma etapa para decidir, o problema costuma estar no perfil da vaga, que não definiu o que separa um bom candidato de um ótimo.
Nenhuma vaga de empresa pequena precisa de cinco etapas. Se o seu processo tem cinco, uma delas está repetindo o que outra já respondeu.

6) A ordem muda o resultado

Coloque cedo a etapa que elimina mais e custa menos. Se a vaga tem um requisito eliminatório claro, ele precisa ser verificado antes de qualquer etapa que consuma agenda.
Deixe o esforço maior do candidato para depois de você já ter demonstrado interesse. Pedir teste longo antes de qualquer contato humano é a forma mais rápida de perder quem tem opção.
Não empilhe duas etapas assíncronas seguidas. Vídeo mais teste sem nenhuma conversa no meio faz a pessoa sentir que está falando com um formulário.
Avise o número de etapas no anúncio e cumpra. Etapa surpresa no meio do processo é uma das causas mais comuns de desistência de finalista.
Responda entre uma etapa e outra, mesmo que seja para dizer que a resposta vem na semana seguinte. Silêncio de dez dias é lido como recusa.

7) Como saber se o seu processo tem etapa demais

Conte quantos dias se passam entre a candidatura e a proposta. Acima de três semanas, a maior parte da perda de candidato não é sobre salário.
Veja em que etapa as pessoas desistem. Desistência concentrada num passo específico normalmente aponta esforço desproporcional naquele passo, não falta de interesse na vaga.
Pergunte a cada etapa o que ela mudou na sua decisão. Etapa que nunca mudou o resultado em nenhuma vaga é etapa que existe por hábito.
Se duas etapas avaliam o mesmo requisito, corte a mais cara e mantenha a que dá evidência mais direta.
Um processo enxuto é assunto por si só, e o passo a passo dele está em [como montar um processo seletivo enxuto](/blog/como-montar-um-processo-seletivo-enxuto-para-pequenas-empresas).

8) O que decide a escolha das etapas, no fim

É o perfil da vaga. Sem saber o que a pessoa precisa saber fazer já, qualquer etapa parece útil, e é por isso que processos sem perfil escrito crescem sozinhos.
Um requisito obrigatório que dá para verificar por execução pede teste. Um que aparece na forma de falar pede vídeo ou conversa. Um que é sobre expectativa e convivência só se resolve ao vivo.
Escreva ao lado de cada requisito qual etapa vai verificá-lo. Requisito sem etapa não está sendo avaliado, e etapa sem requisito não está servindo para nada.
Essa correspondência entre requisito e etapa é o que o Ijobee monta com você quando o perfil da vaga é escrito antes do anúncio: comece por [contratar com o Ijobee](/contratar) e o processo sai do perfil, não do hábito.
Revise a combinação a cada contratação. A vaga seguinte quase nunca é igual à anterior, e copiar o processo inteiro é como copiar o anúncio inteiro: funciona até a primeira vez em que não funciona.

Teste, vídeo e conversa não competem entre si: cada um responde uma pergunta diferente, e o processo bom é o que usa a menor combinação capaz de responder o que ainda falta saber. Duas etapas depois da triagem resolvem a maioria das vagas de uma empresa pequena, e a terceira só se justifica quando a decisão continua empatada por um motivo que você consegue nomear. Comece pelo perfil da vaga, marque qual etapa verifica cada requisito e corte tudo o que sobrou. O processo mais curto que ainda decide bem é sempre o melhor processo, porque é o único que chega ao fim com o candidato que você queria ainda disponível.