Como contratar o primeiro funcionário, passo a passo

A primeira contratação de uma empresa quase nunca falha por falta de candidato. Ela falha porque o dono do negócio nunca fez isso antes e está decidindo tudo ao mesmo tempo: o que a pessoa vai fazer, quanto pagar, onde anunciar, o que perguntar, como comparar duas pessoas parecidas e como fechar sem se enrolar. Cada uma dessas decisões é simples sozinha, e o que confunde é a pilha delas caindo junta, no meio de uma semana que já estava cheia. Este artigo separa a pilha em passos, na ordem em que eles precisam acontecer. Não é um manual de RH: é o roteiro de quem contrata uma ou duas vezes por ano e quer terminar com a pessoa certa dentro do negócio, sem transformar a contratação num segundo emprego.

1) Antes de anunciar, decida quem você precisa

Escreva primeiro o problema, não o cargo. 'O caixa fecha errado duas vezes por semana e eu perco a manhã de sábado conferindo' diz mais sobre a vaga do que o título 'auxiliar administrativo'.
Liste de três a sete tarefas do dia a dia, do jeito que elas acontecem na sua rotina. É essa lista que vai virar o anúncio, as perguntas da entrevista e o critério de comparação no fim.
Separe o que a pessoa precisa saber fazer já do que ela pode aprender aí dentro. Misturar os dois é o erro mais caro do começo: ele afasta candidato bom que se acha despreparado e atrai gente que marcou todas as caixas sem saber nenhuma.
Para cada item obrigatório, escreva como você reconhece aquilo numa conversa ou num currículo. Se não der para descrever o sinal, o requisito não é avaliável e vira só uma palavra bonita no anúncio.
Diga o que a pessoa vai fazer na primeira semana. Isso obriga a vaga a ser concreta e serve de roteiro de integração depois, quando a correria da contratação já passou.
Se você não sabe por onde começar essa parte, é exatamente ela que a jornada guiada monta com você: responder algumas perguntas sobre a rotina do negócio e receber o perfil escrito é o primeiro passo de [contratar com o Ijobee](/contratar).

2) Quanto pagar, e como chegar nesse número

Olhe o que o mercado paga pelo cargo antes de decidir por conta. As faixas por cargo do próprio site são um ponto de partida público: veja [as faixas salariais no Ijobee](/salarios) e compare com a sua região.
Some ao salário o custo dos encargos, dos benefícios e do equipamento antes de dizer sim para um número. O valor que sai da sua conta é sempre maior que o que aparece no anúncio.
Anunciar a faixa aumenta a chance de a candidatura ser aderente e reduz a conversa desperdiçada. Quem não pode publicar o número ao menos precisa tê-lo decidido antes da primeira entrevista.
Decida também o piso e o teto. Sem teto definido, a negociação do fim do processo vira improviso, e improviso com pressa costuma custar caro.
Regime de contratação (CLT, PJ, estágio, jovem aprendiz) muda a conta inteira, e a escolha tem consequências legais e tributárias. O [comparativo entre CLT, PJ e freelancer](/blog/contratar-clt-pj-ou-freelancer-como-decidir) ajuda a entender as diferenças, mas a decisão final precisa passar pelo seu contador.

3) O anúncio: o que precisa estar escrito

Comece pelo que a pessoa vai fazer, não pela apresentação da empresa. Candidato decide em segundos se aquilo é para ele, e ele decide pela primeira linha.
Deixe explícito o essencial de decisão: cidade e se é presencial, híbrido ou remoto, jornada, regime e faixa. Anúncio que esconde isso recebe candidatura de gente que vai desistir na primeira conversa.
Diga quantas etapas o processo tem e em quanto tempo você responde. Custa uma linha e é o que mais reduz a desistência silenciosa no meio do caminho.
Evite a lista inflada de requisitos. Cada exigência a mais que não é de verdade obrigatória tira do funil gente que daria conta e que se autoexclui por insegurança.
Se precisar de um modelo pronto para adaptar, o guia de [descrição de vaga com modelo](/blog/como-escrever-descricao-de-vaga-com-modelo) tem a estrutura que costuma converter melhor.

4) Um lugar só para receber, desde a primeira candidatura

Currículo que chega por e-mail, WhatsApp e indicação vira três pilhas que ninguém consegue somar. No fim do processo, ninguém sabe dizer quantas pessoas se candidataram nem quem já foi avaliado.
Junte tudo dentro da vaga desde o primeiro dia, inclusive quem chegou por fora: candidato de indicação entra na mesma lista, e passa a ser comparado pelos mesmos critérios.
Registre a etapa de cada pessoa. Não é burocracia: é o que impede o bom candidato de sumir porque ninguém lembrou de responder.
Combine quem da sua equipe olha o quê. Duas pessoas lendo a mesma pilha sem combinar leem os mesmos currículos duas vezes e nenhum dos outros.
Responda quem não avança, mesmo com uma mensagem curta. Quem recebe retorno costuma se candidatar de novo na próxima vaga, e é assim que a segunda contratação começa mais fácil que a primeira.

5) Triagem: reduzir a pilha sem ler tudo duas vezes

Defina o corte antes de abrir o primeiro currículo. Critério escrito depois de conhecer os candidatos deixa de ser critério e vira justificativa.
Use os itens obrigatórios do perfil como filtro, nessa ordem, e pare de ler quando faltar um. Ler o currículo inteiro de quem já foi eliminado no segundo item é o desperdício mais comum da triagem manual.
Uma leitura por inteligência artificial ajuda a ordenar a pilha por aderência e a separar pontos fortes de lacunas para checar depois. Ela não reprova ninguém e não deveria: serve para dizer por onde começar, não para decidir.
Desconfie de currículo que repete o anúncio palavra por palavra e não traz nenhuma evidência. Peça um exemplo concreto na conversa em vez de descartar por suspeita.
Guarde quem ficou perto mas não avançou. Na próxima vaga parecida, essa lista curta vale mais que um anúncio novo.
Se a triagem de 200 currículos é o seu problema, o passo a passo detalhado dela está em [triagem de currículos, de 200 para 10 entrevistas](/blog/triagem-de-curriculos-de-200-para-10-entrevistas).

6) As etapas do processo: escolha o que a vaga pede

Toda etapa a mais custa candidato. Processo longo perde exatamente quem tem outras opções, que costuma ser quem você queria contratar.
Escolha as etapas pelo que elas respondem. Teste técnico responde 'sabe fazer'; conversa ao vivo responde 'dá para trabalhar junto'; vídeo gravado responde 'se expressa bem' sem gastar a agenda de ninguém.
Para a maioria das vagas de pequena empresa, duas etapas depois da triagem bastam, e a terceira só entra quando a decisão continua empatada.
Combine a duração de cada etapa antes de convidar. Teste que consome um fim de semana inteiro de trabalho não remunerado afasta profissional experiente.
O artigo sobre [que etapa usar para cada vaga](/blog/teste-video-ou-entrevista-que-etapa-usar-em-cada-vaga) compara as três e mostra combinações prontas por tipo de vaga.

7) A entrevista: as mesmas perguntas para todo mundo

Escreva as perguntas antes da primeira conversa e faça as mesmas para todos os finalistas. Sem isso, você compara impressões, não respostas, e impressão favorece quem se parece com você.
Para cada requisito obrigatório, peça um exemplo do passado: o que aconteceu, o que a pessoa fez e como terminou. Pergunta hipotética mede imaginação, não experiência.
Anote logo depois de cada conversa, com a resposta e não com o adjetivo. 'Explicou o fechamento de caixa e citou a conferência de sangria' vale mais que 'gostei dele'.
Existem perguntas que a lei não permite fazer, e várias delas são comuns por hábito. Antes de entrevistar, leia [as perguntas que você não pode fazer numa entrevista](/blog/perguntas-que-nao-se-pode-fazer-numa-entrevista): a lista é curta e cada item tem uma substituta melhor.
Reserve o fim da conversa para o candidato perguntar. O que ele pergunta costuma dizer mais sobre preparo do que qualquer resposta que ele deu antes.

8) Comparar os finalistas e decidir

Ponha os finalistas lado a lado no mesmo quadro, com os mesmos critérios do perfil. Comparar dois candidatos de memória, com dias de diferença entre as conversas, é comparar quem você lembra melhor.
Dê peso aos critérios antes de olhar os nomes. Sem peso definido, o item que mais pesa acaba sendo o último que você leu.
Registre o motivo da escolha em duas linhas. Além de disciplinar a decisão, é o que permite entender depois o que deu certo, quando a pessoa estiver seis meses na casa.
Empate técnico não se resolve com mais uma entrevista. Resolve-se voltando ao perfil e perguntando qual das duas pessoas faz melhor o que a vaga mais precisa nos primeiros três meses.
Consulte quem vai trabalhar junto, mas deixe claro quem decide. Decisão por consenso de todo mundo costuma terminar na escolha mais inofensiva, não na melhor.

9) Fechar bem: proposta, admissão e o que fica para a próxima

Faça a proposta por escrito, com cargo, valor, regime, data de início e o que mais foi combinado. Proposta por mensagem solta é a origem da maior parte dos desentendimentos de primeira semana.
Combine o prazo de resposta e cumpra o seu lado. Enquanto a pessoa decide, ela continua conversando com outras empresas.
Prepare a admissão antes do primeiro dia: documentos, exame admissional, equipamento, acesso, e quem recebe a pessoa. Primeira semana desorganizada desfaz em dias a boa impressão que o processo inteiro construiu.
A papelada de admissão e o enquadramento correto do contrato são assunto de contador e, quando houver dúvida, de advogado. Este artigo ajuda a conduzir a escolha da pessoa, não a formalização do vínculo.
Responda quem não ficou antes de encerrar a vaga, e guarde os finalistas. Da próxima vez, esse é o seu ponto de partida.

Contratar a primeira pessoa não exige um departamento de recursos humanos, exige ordem. O perfil escrito antes do anúncio evita a pilha errada; o critério definido antes da triagem evita a decisão por impressão; as mesmas perguntas para todos os finalistas transformam conversa em comparação; e a proposta por escrito evita o mal-entendido que estraga a primeira semana. Nada disso é caro e nada disso é demorado quando acontece na ordem certa. O que custa caro é o contrário: anunciar antes de saber quem se precisa, ler duzentos currículos sem critério, entrevistar no improviso e descobrir no terceiro mês que faltava justamente o essencial.